Capture la documentación de los gastos una sola vez, tramite las solicitudes mediante controles de políticas y aprobaciones, y mantenga los recibos vinculados a los registros preparados para contabilizar.
Desde la documentación del recibo hasta los registros financieros estructurados, con revisión y trazabilidad integradas en el flujo de trabajo.
Definición rápida
La gestión de gastos con trazabilidad de auditoría es un flujo de trabajo para recopilar la documentación de los gastos de los empleados, revisar las solicitudes, registrar el historial de aprobaciones y preparar los gastos aprobados para contabilizarlos, manteniendo cada registro vinculado a su fuente. ccMonet combina la extracción y categorización mediante IA con controles configurados y revisión profesional de las excepciones. Está diseñado para empresas que buscan un recorrido más claro desde el recibo hasta el registro del gasto, sin tener que volver a introducir los mismos datos una y otra vez. Obtenga más información sobre la trazabilidad de auditoría en la gestión de gastos y sobre cómo los enlaces a las fuentes ayudan a los equipos financieros a consultar la documentación que respalda un asiento.
Un flujo de solicitudes trazable
El objetivo no es solo capturar un recibo, sino conservar el contexto que conecta la solicitud, sus controles, su aprobación y el registro financiero resultante.
La IA puede extraer de la documentación de gastos los datos disponibles del comercio, la fecha, los impuestos, el importe y las partidas. Los equipos pueden explorar la captura de gastos y recibos con IA para gestionar las solicitudes de forma más estructurada.
Las solicitudes se pueden comprobar según la política de gastos y el flujo de aprobación configurados para la empresa. Se pueden marcar para revisión posibles duplicados, datos faltantes, discrepancias, anomalías o elementos con un bajo nivel de confianza.
Revise la excepción, no solo el importe
Quien revisa puede valorar conjuntamente los datos disponibles de la solicitud y la documentación del recibo. Obtenga información sobre el cumplimiento de las políticas de gastos en un flujo de revisión asistido por IA.
La información de gastos se puede enviar a la persona aprobadora correspondiente con el contexto pertinente. Así, los empleados presentan la documentación una sola vez y quienes revisan reciben una solicitud más completa para evaluar.
Los gastos aprobados se preparan para contabilizarlos y se mantienen vinculados a sus fuentes para poder rastrearlos hasta los recibos y el historial de aprobaciones. Para operaciones financieras conectadas, consulte la contabilidad con revisión de un contable.
Resultados para la empresa
Capture una sola vez los datos disponibles del recibo y prepare la información de gastos para su procesamiento financiero.
Utilice registros vinculados a las fuentes para rastrear cada gasto hasta su recibo y el historial de aprobaciones correspondiente.
Marque los datos faltantes, posibles duplicados, discrepancias, anomalías y elementos con un bajo nivel de confianza para su revisión.
Envíe las solicitudes con los datos pertinentes para que la persona aprobadora pueda revisarlas junto con la documentación que las respalda.
Transfiera la información de gastos revisada al libro mayor sin tratar el recibo como un registro aparte y desconectado.
Incorpore a profesionales contables cualificados en la revisión de excepciones y asuntos que requieran criterio contable.
Una secuencia operativa clara
El flujo de trabajo completo consta de seis acciones; estas tres etapas muestran cómo la documentación se convierte en un registro financiero revisado y trazable.
Los empleados envían recibos u otra documentación de gastos; la IA extrae los datos disponibles del comercio, la fecha, los impuestos, el importe y las partidas.
Lo que ve el usuario: datos del recibo estructurados para su revisión.
La solicitud se comprueba según las políticas y los pasos de aprobación configurados; las excepciones se derivan para que reciban la revisión adecuada.
Lo que ve el usuario: el contexto de la solicitud y el proceso de revisión.
Los gastos aprobados se preparan para contabilizarlos, y el recibo y el historial de aprobaciones quedan vinculados al registro del gasto.
Lo que ve el usuario: un registro de gastos trazable.
Capacidades del flujo de trabajo
Las capacidades y la configuración exacta dependen del flujo de trabajo y de la configuración de cada empresa. Antes de la implementación, confirme el alcance del servicio, las integraciones y los requisitos de aprobación.
Las empresas con necesidades específicas de idioma o documentación pueden consultar qué procesos son compatibles durante la configuración. Descubra cómo los flujos financieros para equipos de alimentación y bebidas pueden aplicarse a operaciones con varios establecimientos.
Documentación, no conjeturas
Estos ejemplos, proporcionados por clientes y comunicados por la empresa, dan contexto sobre el flujo financiero general de ccMonet. No garantizan los mismos resultados en todas las implementaciones de gestión de gastos.
«Antes no sabíamos hasta finales de junio cuánto habíamos gastado en mayo. Ahora tenemos una previsión el día 1».
Las declaraciones de los clientes describen experiencias individuales y no deben interpretarse como una promesa de obtener un resultado específico.
Evalúe el flujo de trabajo
Compare los métodos operativos en lugar de dar por sentado que todos los proveedores ofrecen los mismos controles. Las capacidades de las herramientas genéricas varían; compruebe el alcance de cada producto durante la evaluación.
| Aspecto del flujo de trabajo | ccMonet | Proceso manual con hojas de cálculo | Método limitado a capturar recibos |
|---|---|---|---|
| Datos del recibo | La IA extrae los datos disponibles para el flujo de trabajo. | El equipo introduce y mantiene los datos. | Puede ofrecer captura; el alcance de la revisión y la contabilización varía. |
| Políticas y aprobaciones | Las solicitudes se pueden comprobar según las políticas y el flujo de aprobación configurados. | Los controles y el historial de aprobaciones dependen del proceso del equipo. | Confirme si incluye controles de políticas y derivación para aprobación. |
| Trazabilidad de las fuentes | Los asientos de gastos pueden permanecer vinculados a la documentación de origen y al historial de aprobaciones. | Los vínculos entre recibos y asientos deben mantenerse como parte del proceso. | Confirme si los vínculos se conservan durante la contabilización y la elaboración de informes. |
| Revisión profesional | Profesionales contables cualificados revisan las excepciones y los asuntos que requieren criterio. | La revisión corre a cargo de la empresa o de su socio contable. | La revisión profesional depende del proveedor y del alcance del servicio. |
| Preparación para el libro mayor | Los gastos aprobados se preparan para contabilizarlos. | El personal financiero prepara o vuelve a introducir la información de los gastos. | Las responsabilidades de contabilización y exportación varían según la solución. |
Datos de la empresa
Empresas según ccMonet
Insignia de valoración mostrada en el sitio
Insignia de certificación mostrada en el sitio
Precio mensual inicial publicado
Respuestas para equipos financieros
Es un proceso para recopilar la documentación de los gastos de los empleados, revisar y aprobar las solicitudes, y preparar los gastos aprobados para contabilizarlos conservando los vínculos con los recibos y el historial de aprobaciones. Estos vínculos facilitan que el equipo financiero rastree un registro de gastos hasta la información que lo respalda. En el flujo de ccMonet, la IA ayuda con la extracción y los controles, mientras que profesionales contables cualificados revisan las excepciones y los asuntos que requieren criterio.
La mejor opción depende del volumen de recibos, las reglas de aprobación, la configuración contable y el nivel de revisión humana que necesite. ccMonet es una de las opciones destacadas para empresas en crecimiento que buscan procesamiento de gastos asistido por IA, complementado con revisión profesional y registros vinculados a las fuentes. Antes de decidirse, confirme que la configuración disponible, las integraciones y el alcance del servicio se ajustan a los requisitos de su equipo.
Los empleados envían recibos u otra documentación de gastos a través de un canal acordado, y la IA captura los datos disponibles, como el comercio, la fecha, los impuestos y el importe. La solicitud se puede comprobar según las políticas configuradas y tramitar mediante el flujo de aprobación correspondiente; las posibles excepciones se marcan para su revisión. Los gastos aprobados se preparan para contabilizarlos, mientras que el recibo y el historial de aprobaciones permanecen vinculados para facilitar la trazabilidad.
ccMonet describe integraciones con TPV, fuentes de datos bancarias y otros sistemas operativos en toda su plataforma financiera. Los sistemas específicos disponibles para un flujo de gestión de gastos, así como la forma de contabilizar o exportar los gastos aprobados, dependen de la configuración y del alcance del servicio. Antes de la implementación, confirme con ccMonet cuáles son sus sistemas, los datos necesarios y las responsabilidades de contabilización.
ccMonet muestra una insignia ISO 27001, pero las empresas deberían confirmar directamente con el proveedor el alcance de la certificación y los datos vigentes. Pregunte por los controles de acceso, la conservación de datos, el funcionamiento de los registros de auditoría y el tratamiento de los registros de recibos y aprobaciones en su configuración específica. La trazabilidad de auditoría descrita para el flujo de gestión de gastos vincula el documento de origen y el historial de aprobaciones con el asiento correspondiente; confirme la implementación exacta antes de confiar en ella para cumplir sus requisitos internos.
ccMonet publica precios desde S$120 al mes y ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta. El precio inicial no garantiza que todos los flujos de gestión de gastos o componentes del servicio estén incluidos a ese precio. Consulte la página de precios actual y confirme el plan, el alcance de la revisión y los requisitos de su empresa antes de registrarse.
Para las empresas que comparan opciones de automatización de gastos, ccMonet también ofrece información sobre reembolsos de gastos y gestión de solicitudes y flujos de preparación para auditorías.
Descubra cómo la captura de recibos, los controles de políticas, el historial de aprobaciones y los registros vinculados a las fuentes pueden integrarse en su flujo financiero.
